こんにちは。
組織変容コーチの番野智行です。
ウエイクアップでは月に1回、全社ミーティングを実施しています。
日々の運営は基本的にチーム単位（10以上あります）で行われ、
機動力がある反面、関係していないチームの状況は見えづらくなります。
まして今は基本リモートワークですし、ばったりオフィスで会うことも、
さくっと飲みに行くこともない状況です。
そんな中、数十人のメンバーが、zoom上とはいえ、
一堂に会する機会が全社ミーティングです。
ウエイクアップの個性豊かなメンバーを知っている方は、
「さぞかし賑やかなのではないか」
「しっとりと傾聴しあっているのではないか」
「zoomでも身体を使っているのではないか」
などと思われるかもしれません。
…が、残念ながらそんなことはありません。
むしろこの春から「話さない時間」が10分程度
設けられることになりました。
これが結構オススメなので今日はその話を書こうと思います。
（特にリモートワークで部門間の壁が高くなった組織にオススメ）
では、話さないで何をしているのでしょう？
「瞑想でもしているのか？」
「もしかしてコーチであれば『沈黙』のスキルだけで会議ができるのか？」
…違います。
皆、各部門の近況や予定が記されたニュースレター（※）を
会議の冒頭に読んでいるのです。
※クラウド上のWordファイルを共同編集
する形で、各チームが会議数日前までに
記入します。
その後で、各チームから伝えたいことや、質問を口頭で投げかけ合い、
情報共有や議論・対話を更に進めていきます。
「え、資料は事前配布して読んでから会議したほうが効率いいやん」
そう思われる方もいるかもしれません。私もそう思っていました。
しかし会議中に時間を取って読むことの意味は思ったより大きいのです。
- 事前の各プロセスで話者の言いたいことが端的に整理されている
- 確実に時間を取るので読んでいる／いないのバラツキが生じない
- 読んで思ったことや浮かんできた疑問が、新鮮なうちに話される
ので資料の理解が適切に深まっていく
と感じています。そして、
- やむを得ない欠席者や遅刻者へのフォローも簡単
です。
チーム間の情報共有は、以前から定期的に行われていたのですが、
この形式のほうが高い解像度で記憶に残ると感じます。
「他のチームの動きが分かるようになった」
「全体認識ができるようになった」
という意見が社内でも出ていました。
先に書いた通り、リモートワークで部門間の情報の壁が高くなったり、
一体感が損なわれている組織にオススメです。
なお、この会議術はAmazonが採用しているやり方として話題になったので、
勘の鋭い方は元ネタに気付かれたかもしれません。
詳しくはこちらの記事も参考にしてみてください。
▽参考記事
Amazonが社内ミーティングの効率を爆上げするために採用しているルールとは？
https://gigazine.net/news/20210621-amazon-document-culture/
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