生きている会議の創り方、進め方

これまでもお伝えしてきましたが、

全ての会議には目的があります。

そしてその成果は、会議に参加した人たちの具体的な行動として現れてくることになります。

その観点から、生きている会議を創る上でもう１つ大切なことは、

会議そのものが参加者の次の行動に連動していることです。

その会議で決定・合意・共有されたことが、参加者それぞれの次の行動に反映される流れを創る必要があります。

そのため、会議の終盤においては、出席者に対する以下のような問いかけが重要です。

「今日の会議を踏まえ、あなたの次の行動は何ですか？」

ここで、その会議が一定の役職者以上で構成されていて、その内容を部下に共有する、という次の行動が想定される場合は、

「どのように今日の会議の内容を伝えますか？」

と、問いかけてもいいでしょう。

その会議を経て、参加した人たちが今どんな認識で、次にどんな行動をとろうとしているのか？、ということに好奇心を持って問いかけてみるのです。

こうした問いかけに対し、リーダーとしてのあなたの思惑どおりの答えが返ってくることもあれば、そうでないこともあるでしょう。

実際、同席させていただいた会議でこうした問いかけをさせていただくと、同じ時間を共有しているはずなのに、参加者それぞれが受け取っている内容が実にさまざまであることがわかります。

ですので、こうした問いかけに対する回答の内容に対して一喜一憂することはありません。

まずはいったん、相手の今の状態を受けとめましょう。
その上で、さらなる対話が必要であることがはっきりしたのであれば、そのための次の機会を持てばいいのです。

一方で、これはその会議の品質に対するフィードバックでもあります。

そもそも人は誰かの思い通りには動きませんが、人と人が共通の目的に向かって協働する際の重要なプロセスが会議という媒体です。

効果的に参加者相互の意思の疎通を図ること。
このことは、全ての会議に期待されることでしょう。

もし、会議の終盤に至って参加者相互の意思の疎通がうまくいっていないのであれば、どこかに改善の余地があると思われます。

前号まででお伝えしてきた一連のプロセス、つまり、

「目的の明確化と共有」

「率直に本音を伝える」

のそれぞれについて、もう一度見直してみてください。

あなたの会議がさらに進化するタイミングが、まさに今、到来しているのかもしれません。
 

その会議の目的を確認した上で会議を始めることの大切さを、前回の第1号でお伝えしました。
今日の第2号では、「会議の雰囲気を意図的に創る」をお伝えします。

皆様もこれまでたくさんの会議に出席してこられたと思いますが、それぞれに、さまざまな雰囲気があったことと思います。

ある会議は‘活き活き’とした雰囲気だったかもしれませんし、また別の会議は‘真剣な’雰囲気、さらにまた別の会議は‘和やか’な雰囲気だったかもしれません。
或いは、恐怖のあまり‘生きた心地がしない’会議もあったかもしれません。

会議の雰囲気は、その内容や主催者の態度や進行の巧拙、発言者の発表内容、参加者の感情など、いくつかの要因が重なった成り行きとして偶発的に現れるものととらえることが一般的ですが、

実は会議の雰囲気は意図的に創ることができます。

その会議の目的を達成するために必要な雰囲気は、自分達で意図的に創ることができるのです。

具体的な方法は簡単です。
まず主催者が、

「この会議の目的を達成するために、私はこの会議をこんな雰囲気で進めたい」

という意図を全体に表明します。
次に、

「この会議の目的を達成するために、あなたはこの会議をどんな雰囲気で進めたいですか？」

と参加者全員に問いかけ、1人一言で発言してもらいます。

可能な限り、全員の発言を求めたほうが効果的です。
参加人数の都合等でそれが叶わない場合は、参加者を2人ないし3人組に分ける形で、自分が創りたい雰囲気を全員が言葉にして発言する時間をとるといいでしょう。

そして、主催者並びに参加者全員が意図する雰囲気を、参加者全員の目に入る場所に書き出します。
ここで全員の答えをまとめる必要はありません。
ただ、それらを1つずつ読み上げる形で、再確認します。
手順はこれだけです。
ぜひ、今日から皆様も試してみてください。

少しだけ解説させていただくと、目的の達成のために参加者全員で力を合わせるにあたり、どんな雰囲気ならばそれがより容易に実現できるのかということを、私たちの無意識や体感覚は既にその答えを知っています。

ところが、一般には、その答えを言葉にして意識化し意図する機会のないまま会議が始まりますので、いつもどおりの言動パターンの結果として生まれてくる雰囲気で、会議が進んでいくことがほとんどです。

その結果として生まれる雰囲気が、会議の目的の達成に資するものであれば問題はないのですが、もし、会議の目的から見てその雰囲気が逆効果なのであれば、リーダーであるあなたは、会議の雰囲気を全員で意図的に創ることにチャレンジしてみてください。

私たち人間はとてもよくできたシステムで、目的が設定されると、その達成に向けて、意識や無意識が作動し始めます。
無意識がセンスしてくれた目的達成に資する雰囲気を、自分の意図として発言することでその会議への当事者意識も強まりますし、それが、会議という生き物が息を吹き返すきっかけを創るのです。

皆様も、会議という生き物の雰囲気を意図的に創ることを、今日から楽しんでみてください。

今回も最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。