生きている会議の創り方、進め方

ウエイクアップ的パーパスの創り方

ウエイクアップの五十嵐順一
(いがぴー)です。
主に法人様向けの営業マーケティングを
担当しています。

ウエイクアップに参画して
1年が経ちましたが、
本当に普通の会社ではないし
面白い組織です。

せっかくの機会なので、今日は
ウエイクアップ社内で現在進行形で
進んでいて私も参加している
「パーパスプロジェクト」を
ご紹介しようと思います。

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場を変える会議

ウエイクアップの平田淳二です。

今日のメルマガは山中湖周辺の研修施設で、
書いています。

紅白歌合戦にも出るBE:FIRSTの
オーディションの合宿施設で、
スッキリやhuluでそこの施設を見てから
あの場所で合宿型のワークショップが
できないかと思い、その下見も兼ねて、
経営チームの合宿を企画しました。

場が変わると、雰囲気や気持ちも変わり
普段zoomで会議をしているときより、
クリエイティブな発想が出やすくなる
感じがあります。

コーチングの中でも、場を活用する
コーチングがあります。

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組織変容の知恵を生かした会議術(ロングミーティング編)

こんにちは。
組織変容コーチの番野智行です。

今日で9月も終わりですね。

ちょっと気が早いですが、
今日は年の替わり目を意識した話題です。

皆さんの組織・チームでは

◇メンバー全員を集め、
◇まとまった時間(半日間から2日間)を取って、
◇日々の目の前の業務を離れて大事なことを話そう!

という会議を年に1~2回開催されている
ケースが多いのではないかと思います。
(ウエイクアップは年2回です)

こうした会議でよくある課題が
参加者の当事者意識の醸成です。

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話さない会議

こんにちは。
組織変容コーチの番野智行です。

ウエイクアップでは月に1回、全社ミーティングを実施しています。

日々の運営は基本的にチーム単位(10以上あります)で行われ、
機動力がある反面、関係していないチームの状況は見えづらくなります。

まして今は基本リモートワークですし、ばったりオフィスで会うことも、
さくっと飲みに行くこともない状況です。

そんな中、数十人のメンバーが、zoom上とはいえ、
一堂に会する機会が全社ミーティングです。

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物理的環境は整っていますか?

こんにちは
ウエイクアップ組織変容コーチの山川広美です。

ここ数日すっかり秋の気配ですね。
季節の移り変わりを感じる時に「去年の今頃は…」と思いを馳せます。
1年前は既にテレワークが定着し
「お客様へのプログラム実施もすっかりオンラインだったな~」
と思い返していました。

昨年よりウエイクアップで提供するプログラムの
ほとんどがオンランでの実施になりました。
ちょうど1年前は私も組織変容のプログラムの
オンライン開催に向けて、様々な事を調べたり
試したりする毎日を送っていました。
アプリケーションによってブレイクアウトの方法や
チャットの方法が違うので本当に思考錯誤の毎回でした。
どちらの企業も同様だったかもしれませんが、
テレワークの導入初期はオンラインツールの使い方に
意識が向きがちでしたね。

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久しぶりのメンバーとのミーティング、どこから始めますか?

こんにちは
ウエイクアップ組織変容コーチの山川広美です。

暑くなってきましたね。
外気温が30度に届きそうで、エアコンを
つけるべきかもう少し我慢するべきか
リモコンを握っていましたが、
やっぱりもう少し我慢しようといったん置きました。

さて先日あるオンラインミーティングがありました。
私が個人的に参加していたチームで、
数年前まで地域に根差した活動をしていました。

今はそれぞれに活動していて、
気心は知れていますが数年顔を合わせないうちに
世の中が変化してオンラインで集まるのは初めてです。
しかも、メンバーそれぞれに活動も変化していて
聞きたいこと、話したい事が盛りだくさん。

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WEB会議を活発にする小さなコツ

ウエイクアップ組織変容コーチの木村史子です。

WEBミーティングの進行ノウハウが会議や
仕事の成果と直結するようになっています。
そんな中でも悩みとしてよくおうかがいするのが
「発言が少ない」「一部の人の話が長い」というものです。
クライアント企業での複数の参加者を集めての
ワークショップやコーチングセッションで、
私たち組織変容コーチが、外部のプロとして
どう対応しているのか、プチナレッジをお伝えします。

【プチナレッジ①】
カメラオンのお願いは「事前に」しておく

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生きている会議の創り方、進め方」 第6号 ~ 次の行動を確認する ~

これまでもお伝えしてきましたが、

全ての会議には目的があります。

そしてその成果は、会議に参加した人たちの具体的な行動として現れてくることになります。

その観点から、生きている会議を創る上でもう1つ大切なことは、

会議そのものが参加者の次の行動に連動していることです。

その会議で決定・合意・共有されたことが、参加者それぞれの次の行動に反映される流れを創る必要があります

そのため、会議の終盤においては、出席者に対する以下のような問いかけが重要です。

「今日の会議を踏まえ、あなたの次の行動は何ですか?」

ここで、その会議が一定の役職者以上で構成されていて、その内容を部下に共有する、という次の行動が想定される場合は、

「どのように今日の会議の内容を伝えますか?」

と、問いかけてもいいでしょう。

その会議を経て、参加した人たちが今どんな認識で、次にどんな行動をとろうとしているのか?、ということに好奇心を持って問いかけてみるのです。

こうした問いかけに対し、リーダーとしてのあなたの思惑どおりの答えが返ってくることもあれば、そうでないこともあるでしょう。

実際、同席させていただいた会議でこうした問いかけをさせていただくと、同じ時間を共有しているはずなのに、参加者それぞれが受け取っている内容が実にさまざまであることがわかります。

ですので、こうした問いかけに対する回答の内容に対して一喜一憂することはありません。

まずはいったん、相手の今の状態を受けとめましょう。
その上で、さらなる対話が必要であることがはっきりしたのであれば、そのための次の機会を持てばいいのです。

一方で、これはその会議の品質に対するフィードバックでもあります。

そもそも人は誰かの思い通りには動きませんが、人と人が共通の目的に向かって協働する際の重要なプロセスが会議という媒体です。

効果的に参加者相互の意思の疎通を図ること。
このことは、全ての会議に期待されることでしょう。

もし、会議の終盤に至って参加者相互の意思の疎通がうまくいっていないのであれば、どこかに改善の余地があると思われます。

前号まででお伝えしてきた一連のプロセス、つまり、

「目的の明確化と共有」

「会議の雰囲気を意図的に創る」

「全員が発言する」

「システムの声を聴く」

「率直に本音を伝える」

のそれぞれについて、もう一度見直してみてください。

あなたの会議がさらに進化するタイミングが、まさに今、到来しているのかもしれません。
 

 

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「生きている会議の創り方、進め方」 第5号 ~ 率直に本音を伝える ~

この度の熊本地震で被害にあわれた皆さま、そのご家族の皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。
被害のあった地域の一刻も早い復旧を祈念しています。

さて、おかげさまで、この『生きている会議の創り方・進め方』シリーズも5回目を数えました。
これまでは、

———————————–

  • 目的の明確化と共有
  • 会議の雰囲気を意図的に創る
  • 全員が発言する
  • システムの声を聴く

———————————–

以上4つのトピックをお伝えしてきました。
皆さまの会議は今、どんな健康状態でしょうか?

残念な光景としてありがちなのは、そうは言っても会議の席では参加者からの十分な発言がなく、会議後の雑談やアフターファイブの飲み会で活発に意見交換がなされるケースです。

それはそれで昔ながらの微笑ましい光景ではありますが、関係者が集まる会議が本来的に機能していないことほど、もったいないことはありません。

この問題意識は、この『生きている会議~』シリーズの原点でもあります。

会議で発言しない方々に個別にお話を伺った際の私の経験から申し上げると、彼らは何も考えていないわけではなく、ご自身の意見をしっかり持っておられます。

それでも発言をしない理由が他にあるのです。
例えば、

「そもそも会議とは形式的なもので、殊更に自分の本音や意見を言う場所ではない」
「この会議での自分の役割は、黙って上司の発言を聞いていることだ」

といった思い込み。
こうした方々は、もしかしたら過去に会議で本音の発言をして、痛い目にあった経験があるのかもしれません。
或いは、

「会議の時間は自分にとっては非生産的。早く終わらせて早く自分の仕事に戻りたい」
「上司と違う意見を言ってしまうことは得策ではないし、そもそも自分の意見に自信がない」
「自分がこの会議に出席することの意味に納得していないので、非協力的な態度をとっている」

などの個人的な理由で、沈黙を選択している場合があるかもしれません。
お互いに人間ですから、その気持ちもわからないでもないですよね。

自分以外の誰かを変えることは、誰にもできません。
リーダーである皆さまにできることは、自分の評価や判断をいったん保留し、会議で黙っているという行動の奥にあるこうした思い込みや気持ちを、ひとまず受けとめることです。

その上で、率直に、自分の本音を伝えることです。

何のためにこの会議があるのか、どんな雰囲気でこの会議を進めたいのか、今、どんな気持ちなのか、率直に自分の本音を伝えましょう。
例えば、

「この会議は私たちの衆知を集めるためにある。なので、全員の発言で熱のある会議にしたい。だが、今は私を含めた一部の発言者のやりとりに終始していて、頭にくるやら悲しいやらで、全く面白くない。どうしたらよいか、まさに衆知を集めたいので、なんとか力を貸して欲しい」

こうした率直な本音が、会議に命を吹き込むきっかけになっていきます。

そして、ここで大切なことをもう1つ。

率直に自分の本音を伝えたその時、その場に何が起きるのかを見届け、システムの声にしっかり耳を傾けることです。

ぜひその瞬間を大切にして、そこからまた、互いの率直な本音を伝え続けてください。

 

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「生きている会議の創り方、進め方」  第3号 ~ 全員が発言する ~

今日は立春。
節が明けて、シャンと背筋を伸ばした笑顔が似合う年が巡ってきました。
この1年も、ウエイクアップ・リーダーズ・マガジンをよろしくお願い致します。
今回は、生きている会議シリーズの第3号をお届けします。

つい先日、ある企業様の定例会議をオブザーブさせていただきました。
この会議は、事業展開の中で重要な位置づけを持って年に2回開催される定例の社内会議で、参加人数は90名前後、半日間に渡って催される真剣勝負の場です。

この生きている会議シリーズの第1号、第2号でお伝えした通り、まず、会議の目的を明確にして、全員に共有します。
その上で、この会議をどんな雰囲気にしたいかについて、全員が自らの言葉にして発言する、というセットアップで会議はスタートしました。

そして、経営トップの強いコミットメント、企画メンバーの情熱、会議の進行役を担った方々の手腕、そして参加された方々の真摯な姿勢、これらのエネルギーが相まって、全員が主体性を持って参加できる、まさに生きている会議が展開されました。
このすばらしい成果とチャレンジに、心からの敬意を感じています。

今回はこの有難い体験も踏まえ、「全員が発言する」ということについて触れていきます。
会議が生きているか死んでいるか、ということは、参加する人達の主体性をどう喚起できるかにかかっています。
その主体性の喚起のために、可能な限り、参加者1人1人が発言する機会を設けることが重要になってきます

これは単純な話なのですが、その会議の時間中、どれくらい自分が発言できたかによって、自分がその会議に主体的に参加できているかどうかの実感が左右されることは、皆さまもご自身の経験から容易に想像していただけると思います。

とはいえ、限られた時間の中で、全員に全体の場に対する発言の機会を設けることは現実的ではありません。

そこで活用するのは、2人一組で話す時間帯を会議の進行の中に盛り込んでおくことです
その議題について感じていること、自分の意見、疑問点、どのようなことでもいいので、参加者全員が口を開いて、自分の言葉で発言する機会を設けるのです。

その際に、ちょっとしたコツがあります。

2人一組で話す時間は、双方向の対話ではありません。
時間を区切り、話し手になった人は黙り込むことなく、とにかく話し続けます。
自分の考えがまとまっていない場合でも、まとまっていないまま、とにかく話し続けます。
聴き手になった人は、相手が話すことに対して意見することなく、ただ聴くことに徹する、という一方通行の時間にします。
そして、時間がきたら、お互いの役割を交代するイメージです。

仮に片道90秒と設定すれば、90秒×2回=3分で、全員が自分の意見を口にする機会を持つことができます。
その3分が終わったところで、参加者の中から何人かの声を全体で共有する時間を持てば、‘システムの声’が会議の場全体に聴き届けられる、という次の展開が可能になります。

そのことついては、次号でお伝えしますね。

今回も最後まで読んでいただき、誠にありがとうございました。

 

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