生きている会議の創り方、進め方

久しぶりのメンバーとのミーティング、どこから始めますか?

こんにちは
ウエイクアップ組織変容コーチの山川広美です。

暑くなってきましたね。
外気温が30度に届きそうで、エアコンを
つけるべきかもう少し我慢するべきか
リモコンを握っていましたが、
やっぱりもう少し我慢しようといったん置きました。

さて先日あるオンラインミーティングがありました。
私が個人的に参加していたチームで、
数年前まで地域に根差した活動をしていました。

今はそれぞれに活動していて、
気心は知れていますが数年顔を合わせないうちに
世の中が変化してオンラインで集まるのは初めてです。
しかも、メンバーそれぞれに活動も変化していて
聞きたいこと、話したい事が盛りだくさん。

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WEB会議を活発にする小さなコツ

ウエイクアップ組織変容コーチの木村史子です。

WEBミーティングの進行ノウハウが会議や
仕事の成果と直結するようになっています。
そんな中でも悩みとしてよくおうかがいするのが
「発言が少ない」「一部の人の話が長い」というものです。
クライアント企業での複数の参加者を集めての
ワークショップやコーチングセッションで、
私たち組織変容コーチが、外部のプロとして
どう対応しているのか、プチナレッジをお伝えします。

【プチナレッジ①】
カメラオンのお願いは「事前に」しておく

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生きている会議の創り方、進め方」 第6号 ~ 次の行動を確認する ~

これまでもお伝えしてきましたが、

全ての会議には目的があります。

そしてその成果は、会議に参加した人たちの具体的な行動として現れてくることになります。

その観点から、生きている会議を創る上でもう1つ大切なことは、

会議そのものが参加者の次の行動に連動していることです。

その会議で決定・合意・共有されたことが、参加者それぞれの次の行動に反映される流れを創る必要があります

そのため、会議の終盤においては、出席者に対する以下のような問いかけが重要です。

「今日の会議を踏まえ、あなたの次の行動は何ですか?」

ここで、その会議が一定の役職者以上で構成されていて、その内容を部下に共有する、という次の行動が想定される場合は、

「どのように今日の会議の内容を伝えますか?」

と、問いかけてもいいでしょう。

その会議を経て、参加した人たちが今どんな認識で、次にどんな行動をとろうとしているのか?、ということに好奇心を持って問いかけてみるのです。

こうした問いかけに対し、リーダーとしてのあなたの思惑どおりの答えが返ってくることもあれば、そうでないこともあるでしょう。

実際、同席させていただいた会議でこうした問いかけをさせていただくと、同じ時間を共有しているはずなのに、参加者それぞれが受け取っている内容が実にさまざまであることがわかります。

ですので、こうした問いかけに対する回答の内容に対して一喜一憂することはありません。

まずはいったん、相手の今の状態を受けとめましょう。
その上で、さらなる対話が必要であることがはっきりしたのであれば、そのための次の機会を持てばいいのです。

一方で、これはその会議の品質に対するフィードバックでもあります。

そもそも人は誰かの思い通りには動きませんが、人と人が共通の目的に向かって協働する際の重要なプロセスが会議という媒体です。

効果的に参加者相互の意思の疎通を図ること。
このことは、全ての会議に期待されることでしょう。

もし、会議の終盤に至って参加者相互の意思の疎通がうまくいっていないのであれば、どこかに改善の余地があると思われます。

前号まででお伝えしてきた一連のプロセス、つまり、

「目的の明確化と共有」

「会議の雰囲気を意図的に創る」

「全員が発言する」

「システムの声を聴く」

「率直に本音を伝える」

のそれぞれについて、もう一度見直してみてください。

あなたの会議がさらに進化するタイミングが、まさに今、到来しているのかもしれません。
 

 

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「生きている会議の創り方、進め方」 第5号 ~ 率直に本音を伝える ~

この度の熊本地震で被害にあわれた皆さま、そのご家族の皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。
被害のあった地域の一刻も早い復旧を祈念しています。

さて、おかげさまで、この『生きている会議の創り方・進め方』シリーズも5回目を数えました。
これまでは、

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  • 目的の明確化と共有
  • 会議の雰囲気を意図的に創る
  • 全員が発言する
  • システムの声を聴く

———————————–

以上4つのトピックをお伝えしてきました。
皆さまの会議は今、どんな健康状態でしょうか?

残念な光景としてありがちなのは、そうは言っても会議の席では参加者からの十分な発言がなく、会議後の雑談やアフターファイブの飲み会で活発に意見交換がなされるケースです。

それはそれで昔ながらの微笑ましい光景ではありますが、関係者が集まる会議が本来的に機能していないことほど、もったいないことはありません。

この問題意識は、この『生きている会議~』シリーズの原点でもあります。

会議で発言しない方々に個別にお話を伺った際の私の経験から申し上げると、彼らは何も考えていないわけではなく、ご自身の意見をしっかり持っておられます。

それでも発言をしない理由が他にあるのです。
例えば、

「そもそも会議とは形式的なもので、殊更に自分の本音や意見を言う場所ではない」
「この会議での自分の役割は、黙って上司の発言を聞いていることだ」

といった思い込み。
こうした方々は、もしかしたら過去に会議で本音の発言をして、痛い目にあった経験があるのかもしれません。
或いは、

「会議の時間は自分にとっては非生産的。早く終わらせて早く自分の仕事に戻りたい」
「上司と違う意見を言ってしまうことは得策ではないし、そもそも自分の意見に自信がない」
「自分がこの会議に出席することの意味に納得していないので、非協力的な態度をとっている」

などの個人的な理由で、沈黙を選択している場合があるかもしれません。
お互いに人間ですから、その気持ちもわからないでもないですよね。

自分以外の誰かを変えることは、誰にもできません。
リーダーである皆さまにできることは、自分の評価や判断をいったん保留し、会議で黙っているという行動の奥にあるこうした思い込みや気持ちを、ひとまず受けとめることです。

その上で、率直に、自分の本音を伝えることです。

何のためにこの会議があるのか、どんな雰囲気でこの会議を進めたいのか、今、どんな気持ちなのか、率直に自分の本音を伝えましょう。
例えば、

「この会議は私たちの衆知を集めるためにある。なので、全員の発言で熱のある会議にしたい。だが、今は私を含めた一部の発言者のやりとりに終始していて、頭にくるやら悲しいやらで、全く面白くない。どうしたらよいか、まさに衆知を集めたいので、なんとか力を貸して欲しい」

こうした率直な本音が、会議に命を吹き込むきっかけになっていきます。

そして、ここで大切なことをもう1つ。

率直に自分の本音を伝えたその時、その場に何が起きるのかを見届け、システムの声にしっかり耳を傾けることです。

ぜひその瞬間を大切にして、そこからまた、互いの率直な本音を伝え続けてください。

 

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「生きている会議の創り方、進め方」  第3号 ~ 全員が発言する ~

今日は立春。
節が明けて、シャンと背筋を伸ばした笑顔が似合う年が巡ってきました。
この1年も、ウエイクアップ・リーダーズ・マガジンをよろしくお願い致します。
今回は、生きている会議シリーズの第3号をお届けします。

つい先日、ある企業様の定例会議をオブザーブさせていただきました。
この会議は、事業展開の中で重要な位置づけを持って年に2回開催される定例の社内会議で、参加人数は90名前後、半日間に渡って催される真剣勝負の場です。

この生きている会議シリーズの第1号、第2号でお伝えした通り、まず、会議の目的を明確にして、全員に共有します。
その上で、この会議をどんな雰囲気にしたいかについて、全員が自らの言葉にして発言する、というセットアップで会議はスタートしました。

そして、経営トップの強いコミットメント、企画メンバーの情熱、会議の進行役を担った方々の手腕、そして参加された方々の真摯な姿勢、これらのエネルギーが相まって、全員が主体性を持って参加できる、まさに生きている会議が展開されました。
このすばらしい成果とチャレンジに、心からの敬意を感じています。

今回はこの有難い体験も踏まえ、「全員が発言する」ということについて触れていきます。
会議が生きているか死んでいるか、ということは、参加する人達の主体性をどう喚起できるかにかかっています。
その主体性の喚起のために、可能な限り、参加者1人1人が発言する機会を設けることが重要になってきます

これは単純な話なのですが、その会議の時間中、どれくらい自分が発言できたかによって、自分がその会議に主体的に参加できているかどうかの実感が左右されることは、皆さまもご自身の経験から容易に想像していただけると思います。

とはいえ、限られた時間の中で、全員に全体の場に対する発言の機会を設けることは現実的ではありません。

そこで活用するのは、2人一組で話す時間帯を会議の進行の中に盛り込んでおくことです
その議題について感じていること、自分の意見、疑問点、どのようなことでもいいので、参加者全員が口を開いて、自分の言葉で発言する機会を設けるのです。

その際に、ちょっとしたコツがあります。

2人一組で話す時間は、双方向の対話ではありません。
時間を区切り、話し手になった人は黙り込むことなく、とにかく話し続けます。
自分の考えがまとまっていない場合でも、まとまっていないまま、とにかく話し続けます。
聴き手になった人は、相手が話すことに対して意見することなく、ただ聴くことに徹する、という一方通行の時間にします。
そして、時間がきたら、お互いの役割を交代するイメージです。

仮に片道90秒と設定すれば、90秒×2回=3分で、全員が自分の意見を口にする機会を持つことができます。
その3分が終わったところで、参加者の中から何人かの声を全体で共有する時間を持てば、‘システムの声’が会議の場全体に聴き届けられる、という次の展開が可能になります。

そのことついては、次号でお伝えしますね。

今回も最後まで読んでいただき、誠にありがとうございました。

 

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「生きている会議の創り方、進め方」 第2号 ~ 会議の雰囲気を意図的に創る ~

その会議の目的を確認した上で会議を始めることの大切さを、前回の第1号でお伝えしました。
今日の第2号では、「会議の雰囲気を意図的に創る」をお伝えします。

皆様もこれまでたくさんの会議に出席してこられたと思いますが、それぞれに、さまざまな雰囲気があったことと思います。

ある会議は‘活き活き’とした雰囲気だったかもしれませんし、また別の会議は‘真剣な’雰囲気、さらにまた別の会議は‘和やか’な雰囲気だったかもしれません。
或いは、恐怖のあまり‘生きた心地がしない’会議もあったかもしれません。

会議の雰囲気は、その内容や主催者の態度や進行の巧拙、発言者の発表内容、参加者の感情など、いくつかの要因が重なった成り行きとして偶発的に現れるものととらえることが一般的ですが、

実は会議の雰囲気は意図的に創ることができます。

その会議の目的を達成するために必要な雰囲気は、自分達で意図的に創ることができるのです。

具体的な方法は簡単です。
まず主催者が、

「この会議の目的を達成するために、私はこの会議をこんな雰囲気で進めたい」

という意図を全体に表明します。
次に、

「この会議の目的を達成するために、あなたはこの会議をどんな雰囲気で進めたいですか?」

と参加者全員に問いかけ、1人一言で発言してもらいます。

可能な限り、全員の発言を求めたほうが効果的です。
参加人数の都合等でそれが叶わない場合は、参加者を2人ないし3人組に分ける形で、自分が創りたい雰囲気を全員が言葉にして発言する時間をとるといいでしょう。

そして、主催者並びに参加者全員が意図する雰囲気を、参加者全員の目に入る場所に書き出します。
ここで全員の答えをまとめる必要はありません。
ただ、それらを1つずつ読み上げる形で、再確認します。
手順はこれだけです。
ぜひ、今日から皆様も試してみてください。

少しだけ解説させていただくと、目的の達成のために参加者全員で力を合わせるにあたり、どんな雰囲気ならばそれがより容易に実現できるのかということを、私たちの無意識や体感覚は既にその答えを知っています。

ところが、一般には、その答えを言葉にして意識化し意図する機会のないまま会議が始まりますので、いつもどおりの言動パターンの結果として生まれてくる雰囲気で、会議が進んでいくことがほとんどです。

その結果として生まれる雰囲気が、会議の目的の達成に資するものであれば問題はないのですが、もし、会議の目的から見てその雰囲気が逆効果なのであれば、リーダーであるあなたは、会議の雰囲気を全員で意図的に創ることにチャレンジしてみてください。

私たち人間はとてもよくできたシステムで、目的が設定されると、その達成に向けて、意識や無意識が作動し始めます。
無意識がセンスしてくれた目的達成に資する雰囲気を、自分の意図として発言することでその会議への当事者意識も強まりますし、それが、会議という生き物が息を吹き返すきっかけを創るのです。

皆様も、会議という生き物の雰囲気を意図的に創ることを、今日から楽しんでみてください。

今回も最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。

 

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ウエイクアップ・リーダーズ・マガジン Vol.4 「生きている会議の創り方、進め方」  第1号 〜 目的の明確化と共有 〜

「あなたが主催している会議は、生きていますか?
それとも、死んでいますか?」

ここで、“生きている会議”とは、メンバーが主体的に参加し、その会議の目的に沿った形で運営され、意図した結果を生み出している会議を言います。
生きている会議には活気が溢れ、多くの参加者が顔を上げて、その会議を共に創っています。

逆に死んでいる会議とは、メンバーの主体的な参加が見られず、会議を開くこと自体が目的化している会議を指しています。
死んでいる会議は、ごく一部の声の大きな人の発言のみが目立ち、参加者の多くは下を向いてその会議が早く終わることを待っています。

経験的には、定例化している大型の会議ほど、発足当初の型が機能しなくなり死んでしまっていて、新たに生まれ変わるためのハードルが高いケースが多いようです。
ですが、会議という存在が関係性という生き物の1つの形態である以上、意識的、意図的なデザインによって息を吹き返すことが可能だ、と私は考えています。

このシリーズ「生きている会議の創り方、進め方」では、システム・コーチとして、お客様のリアルなビジネス現場における会議に数多く同席させていただいた私の体験から、皆様がリーダーとして生きている会議を創り、進めていくためにはどうすればいいのかについて、論を進めていきます。
第1号である今号では、「会議の目的を明確にし、それを参加者と共有すること」をお伝えします。

先に触れたように、会議の生死を分ける大きな要素は、参加者の主体性の有無です。
参加者の主体性を喚起するために必要な要素として欠かせないのが、その会議の目的の明確化と共有です。
その会議の目的は何なのか、決定事項の報告なのか、議論を経ての意思決定なのか、部門間の情報交換なのか、結論を求めない対話の場なのか、それぞれの会議によって、その目的はさまざまだと思います。

それがどんな目的であれ、その目的が明確化され参加者に共有されれば、参加者にとって、その目的に沿って安心して発言することの素地が整います。
関係性という生き物の真理として、複数の個体が力を合わせて協働するには、共通の目的が必要だからです。

逆に、目的が共有されていないと、参加者としては、上司の意向やその場の空気を乱すことを恐れて様子見をしてしまうか、もしくは、いたずらに自己主張を重ねるか、のいずれかの可能性が高まります。
共通の目的が無いと協働は難しいものとなり、それぞれの個体は個別の利害や感情に従って行動してしまいがちです。

あなたが会議の主催者であれば、参加者を招集する際や会議を開始する時に、「この会議の目的は○○です」と参加者に伝えることを、今日から試してみてください。
それも、一回だけやればいいということではなく、毎回の会議の冒頭など、ことあるごとに、その会議の目的を周囲に伝え続けることをお勧めします。

場合によっては、同じ会議の中でも、議題毎に目的が異なることもあるでしょう。
その場合は、「今回この議題を取り上げる目的は○○です」という具合に、議題毎に、その会議の中で何を実現したいのか、目的を明確にしてからその議論に入ることになります。

もし、あなたが会議の主催者でなかったとしても、お勧めしたいことは同じことです。
会議全体、もしくは議題毎の目的を確認することは、会議の主催者でなくともできることです。
リーダーとして、その会議の主催者をアシストする意図で、会議の目的を主催者に確認し、それを他の参加者と共有することに取り組んでみてください。

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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