こんにちは
ウエイクアップ組織変容コーチの山川広美です。
暑くなってきましたね。
外気温が30度に届きそうで、エアコンを
つけるべきかもう少し我慢するべきか
リモコンを握っていましたが、
やっぱりもう少し我慢しようといったん置きました。
さて先日あるオンラインミーティングがありました。
私が個人的に参加していたチームで、
数年前まで地域に根差した活動をしていました。
今はそれぞれに活動していて、
気心は知れていますが数年顔を合わせないうちに
世の中が変化してオンラインで集まるのは初めてです。
しかも、メンバーそれぞれに活動も変化していて
聞きたいこと、話したい事が盛りだくさん。
ウエイクアップ組織変容コーチの木村史子です。
WEBミーティングの進行ノウハウが会議や
仕事の成果と直結するようになっています。
そんな中でも悩みとしてよくおうかがいするのが
「発言が少ない」「一部の人の話が長い」というものです。
クライアント企業での複数の参加者を集めての
ワークショップやコーチングセッションで、
私たち組織変容コーチが、外部のプロとして
どう対応しているのか、プチナレッジをお伝えします。
これまでもお伝えしてきましたが、
全ての会議には目的があります。
そしてその成果は、
その観点から、生きている会議を創る上でもう１つ大切なことは、
会議そのものが参加者の次の行動に連動していることです。
その会議で決定・合意・共有されたことが、
そのため、会議の終盤においては、
「今日の会議を踏まえ、あなたの次の行動は何ですか？」
ここで、その会議が一定の役職者以上で構成されていて、
「どのように今日の会議の内容を伝えますか？」
と、問いかけてもいいでしょう。
その会議を経て、参加した人たちが今どんな認識で、
こうした問いかけに対し、
実際、
ですので、
まずはいったん、相手の今の状態を受けとめましょう。
その上で、
一方で、
そもそも人は誰かの思い通りには動きませんが、
効果的に参加者相互の意思の疎通を図ること。
このことは、全ての会議に期待されることでしょう。
もし、
前号まででお伝えしてきた一連のプロセス、つまり、
「目的の明確化と共有」
「会議の雰囲気を意図的に創る」
「全員が発言する」
「システムの声を聴く」
「率直に本音を伝える」
のそれぞれについて、もう一度見直してみてください。
あなたの会議がさらに進化するタイミングが、まさに今、
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この度の熊本地震で被害にあわれた皆さま、 被害のあった地域の一刻も早い復旧を祈念しています。 さて、おかげさまで、この『生きている会議の創り方・進め方』 ——————————
—————————— 以上4つのトピックをお伝えしてきました。 残念な光景としてありがちなのは、 それはそれで昔ながらの微笑ましい光景ではありますが、 この問題意識は、この『生きている会議～』 会議で発言しない方々に個別にお話を伺った際の私の経験から申し それでも発言をしない理由が他にあるのです。 「そもそも会議とは形式的なもので、 といった思い込み。 「会議の時間は自分にとっては非生産的。 などの個人的な理由で、 自分以外の誰かを変えることは、誰にもできません。 その上で、率直に、自分の本音を伝えることです。 何のためにこの会議があるのか、 「この会議は私たちの衆知を集めるためにある。なので、 こうした率直な本音が、 そして、ここで大切なことをもう１つ。 率直に自分の本音を伝えたその時、 ぜひその瞬間を大切にして、そこからまた、
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今日は立春。
節が明けて、
この1年も、ウエイクアップ・リーダーズ・
今回は、生きている会議シリーズの第3号をお届けします。
つい先日、
この会議は、
この生きている会議シリーズの第1号、第2号でお伝えした通り、
その上で、この会議をどんな雰囲気にしたいかについて、
そして、経営トップの強いコミットメント、企画メンバーの情熱、
このすばらしい成果とチャレンジに、
今回はこの有難い体験も踏まえ、「全員が発言する」
会議が生きているか死んでいるか、ということは、
その主体性の喚起のために、可能な限り、
これは単純な話なのですが、その会議の時間中、
とはいえ、限られた時間の中で、
そこで活用するのは、
その議題について感じていること、自分の意見、疑問点、
その際に、ちょっとしたコツがあります。
2人一組で話す時間は、双方向の対話ではありません。
時間を区切り、話し手になった人は黙り込むことなく、
自分の考えがまとまっていない場合でも、まとまっていないまま、
聴き手になった人は、相手が話すことに対して意見することなく、
そして、時間がきたら、お互いの役割を交代するイメージです。
仮に片道90秒と設定すれば、90秒×2回＝3分で、
その3分が終わったところで、
そのことついては、次号でお伝えしますね。
今回も最後まで読んでいただき、誠にありがとうございました。
その会議の目的を確認した上で会議を始めることの大切さを、前回の第1号でお伝えしました。
今日の第2号では、「会議の雰囲気を意図的に創る」をお伝えします。
皆様もこれまでたくさんの会議に出席してこられたと思いますが、それぞれに、さまざまな雰囲気があったことと思います。
ある会議は‘活き活き’とした雰囲気だったかもしれませんし、また別の会議は‘真剣な’雰囲気、さらにまた別の会議は‘和やか’な雰囲気だったかもしれません。
或いは、恐怖のあまり‘生きた心地がしない’会議もあったかもしれません。
会議の雰囲気は、その内容や主催者の態度や進行の巧拙、発言者の発表内容、参加者の感情など、いくつかの要因が重なった成り行きとして偶発的に現れるものととらえることが一般的ですが、
実は会議の雰囲気は意図的に創ることができます。
その会議の目的を達成するために必要な雰囲気は、自分達で意図的に創ることができるのです。
具体的な方法は簡単です。
まず主催者が、
「この会議の目的を達成するために、私はこの会議をこんな雰囲気で進めたい」
という意図を全体に表明します。
次に、
「この会議の目的を達成するために、あなたはこの会議をどんな雰囲気で進めたいですか？」
と参加者全員に問いかけ、1人一言で発言してもらいます。
可能な限り、全員の発言を求めたほうが効果的です。
参加人数の都合等でそれが叶わない場合は、参加者を2人ないし3人組に分ける形で、自分が創りたい雰囲気を全員が言葉にして発言する時間をとるといいでしょう。
そして、主催者並びに参加者全員が意図する雰囲気を、参加者全員の目に入る場所に書き出します。
ここで全員の答えをまとめる必要はありません。
ただ、それらを1つずつ読み上げる形で、再確認します。
手順はこれだけです。
ぜひ、今日から皆様も試してみてください。
少しだけ解説させていただくと、目的の達成のために参加者全員で力を合わせるにあたり、どんな雰囲気ならばそれがより容易に実現できるのかということを、私たちの無意識や体感覚は既にその答えを知っています。
ところが、一般には、その答えを言葉にして意識化し意図する機会のないまま会議が始まりますので、いつもどおりの言動パターンの結果として生まれてくる雰囲気で、会議が進んでいくことがほとんどです。
その結果として生まれる雰囲気が、会議の目的の達成に資するものであれば問題はないのですが、もし、会議の目的から見てその雰囲気が逆効果なのであれば、リーダーであるあなたは、会議の雰囲気を全員で意図的に創ることにチャレンジしてみてください。
私たち人間はとてもよくできたシステムで、目的が設定されると、その達成に向けて、意識や無意識が作動し始めます。
無意識がセンスしてくれた目的達成に資する雰囲気を、自分の意図として発言することでその会議への当事者意識も強まりますし、それが、会議という生き物が息を吹き返すきっかけを創るのです。
皆様も、会議という生き物の雰囲気を意図的に創ることを、今日から楽しんでみてください。
今回も最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。
「あなたが主催している会議は、生きていますか？
それとも、死んでいますか？」
ここで、“生きている会議”とは、メンバーが主体的に参加し、その会議の目的に沿った形で運営され、意図した結果を生み出している会議を言います。
生きている会議には活気が溢れ、多くの参加者が顔を上げて、その会議を共に創っています。
逆に死んでいる会議とは、メンバーの主体的な参加が見られず、会議を開くこと自体が目的化している会議を指しています。
死んでいる会議は、ごく一部の声の大きな人の発言のみが目立ち、参加者の多くは下を向いてその会議が早く終わることを待っています。
経験的には、定例化している大型の会議ほど、発足当初の型が機能しなくなり死んでしまっていて、新たに生まれ変わるためのハードルが高いケースが多いようです。
ですが、会議という存在が関係性という生き物の１つの形態である以上、意識的、意図的なデザインによって息を吹き返すことが可能だ、と私は考えています。
このシリーズ「生きている会議の創り方、進め方」では、システム・コーチとして、お客様のリアルなビジネス現場における会議に数多く同席させていただいた私の体験から、皆様がリーダーとして生きている会議を創り、進めていくためにはどうすればいいのかについて、論を進めていきます。
第１号である今号では、「会議の目的を明確にし、それを参加者と共有すること」をお伝えします。
先に触れたように、会議の生死を分ける大きな要素は、参加者の主体性の有無です。
参加者の主体性を喚起するために必要な要素として欠かせないのが、その会議の目的の明確化と共有です。
その会議の目的は何なのか、決定事項の報告なのか、議論を経ての意思決定なのか、部門間の情報交換なのか、結論を求めない対話の場なのか、それぞれの会議によって、その目的はさまざまだと思います。
それがどんな目的であれ、その目的が明確化され参加者に共有されれば、参加者にとって、その目的に沿って安心して発言することの素地が整います。
関係性という生き物の真理として、複数の個体が力を合わせて協働するには、共通の目的が必要だからです。
逆に、目的が共有されていないと、参加者としては、上司の意向やその場の空気を乱すことを恐れて様子見をしてしまうか、もしくは、いたずらに自己主張を重ねるか、のいずれかの可能性が高まります。
共通の目的が無いと協働は難しいものとなり、それぞれの個体は個別の利害や感情に従って行動してしまいがちです。
あなたが会議の主催者であれば、参加者を招集する際や会議を開始する時に、「この会議の目的は○○です」と参加者に伝えることを、今日から試してみてください。
それも、一回だけやればいいということではなく、毎回の会議の冒頭など、ことあるごとに、その会議の目的を周囲に伝え続けることをお勧めします。
場合によっては、同じ会議の中でも、議題毎に目的が異なることもあるでしょう。
その場合は、「今回この議題を取り上げる目的は○○です」という具合に、議題毎に、その会議の中で何を実現したいのか、目的を明確にしてからその議論に入ることになります。
もし、あなたが会議の主催者でなかったとしても、お勧めしたいことは同じことです。
会議全体、もしくは議題毎の目的を確認することは、会議の主催者でなくともできることです。
リーダーとして、その会議の主催者をアシストする意図で、会議の目的を主催者に確認し、それを他の参加者と共有することに取り組んでみてください。
今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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