ウエイクアップ組織変容コーチの木村史子です。
WEBミーティングの進行ノウハウが会議や
仕事の成果と直結するようになっています。
そんな中でも悩みとしてよくおうかがいするのが
「発言が少ない」「一部の人の話が長い」というものです。
クライアント企業での複数の参加者を集めての
ワークショップやコーチングセッションで、
私たち組織変容コーチが、外部のプロとして
どう対応しているのか、プチナレッジをお伝えします。
【プチナレッジ①】
カメラオンのお願いは「事前に」しておく
連絡事項を伝えることが目的ではなく、
ディスカッションやアイディア出し、対話が目的の
会議の場合は、全員が「カメラオン」の状態に
なっていることは、安心や話しやすさに繋がり、
会議が活発になりやすいです。
しかし、会議が始まってから「カメラをオンにしてください」
と主催者がお願いしても、身支度の状況などから
なかなか難しいのが現実です。
私たち、組織変容コーチは、「カメラオン」を必ず
事前に依頼します。1日以上前に、できれば
会議を設定するときに依頼しておくことで、
協力を促すことが可能です。
【プチナレッジ②】
発言量の違いに自覚的になってもらう
会議冒頭で、
「皆さん、私はこのての会議でよく発言する方だな
という方、手を挙げてください」
「では、私はこのての会議であまり発言しない方だな
という方、手を挙げてください」
とアンケートを取ります。
（ここでのポイントは、いつも発言している人が優れていて、
発言していない人が優れていないという雰囲気にしない
ということです。主催者や進行役はあくまでも両者を
公平に扱います。）
その後に「いつもよく話す方だなと思う方は、他の方も
なるべく話せるように皆さんの時間を尊重してください。」
「いつも発言しない方だなと思う方は、いつもより２倍くらい
多めに発言されるように意識してください。」
「多くの人が発言することでいい成果が得られるよう、
ご協力をお願いします」とお伝えします。
こうすることで、全員が全体の発言量のバランスに意識が向き、
自主的に多くの人が発言できる状態に近づきます。
【プチナレッジ③】
ブレイクアウト機能やチャットを活用する
進行役が「何か他にアイディアはありますか？」と
質問した後に訪れる長い沈黙……よくあることです。
組織変容コーチは、発言しやすい3−4人のチームでの
ブレイクアウト機能を多用します。
ブレイクアウト先には進行役が不在になりますので、
ブレイクアウトの前に
「○○についての新しいアイディアを
10分で10個挙げてきてください」などの
具体的な指示をチャットに残しておく工夫も必要です。
また、チャット機能を使うことも有効です。
全員の前で発言するより、チャットに書く方が
心理的ハードルが低いからです。
例えば「それでは１分で新しいアイディアを２つ
チャットに記入してください」と伝えるだけで、
全体に発言を求めても出てこなかった意見が
たくさん出てくることがありますよ。
「そうは言ってもなかなかうまくいかないんだよね」
「プロにお任せしたいなぁ」という組織変容についてのご相談は、
ぜひウエイクアップへお問い合わせください。
https://wakeup-group.com/contact/