こんにちは。
組織変容コーチの番野智行です。
今日で9月も終わりですね。
ちょっと気が早いですが、
今日は年の替わり目を意識した話題です。
皆さんの組織・チームでは
◇メンバー全員を集め、
◇まとまった時間（半日間から2日間）を取って、
◇日々の目の前の業務を離れて大事なことを話そう！
という会議を年に1～2回開催されている
ケースが多いのではないかと思います。
（ウエイクアップは年2回です）
こうした会議でよくある課題が
参加者の当事者意識の醸成です。
主催者が一生懸命準備をしても…
「今日は何をする分からないけど、
とりあえず参加しました」
「お客さんとの大事なアポがあって
途中抜けてもいいですか？」
というのはよく起きます。
今日は、そうした会議の企画チームに
私がアサインされた時に、よく採用する
方法をご紹介します。
普通の会議本には書いていない、
組織変容の知恵を織り込んだやり方です。
■ステップ1： 仮案を作成する
まずは、企画チームで議論してたたき台を作成します。
主な項目としては以下の3つ。
- 今回達成したいこととその理由・背景
- 参加者と組織の現状についての見立て
- 仮のタイムライン（議題・時間配分・進め方・担当など）
ポイントを押さえればOKで、作り込む必要はありません。
A4で1～2枚程度。
企画チームとは別に上長やリーダーがいるなら
この段階でその人の意見も聞くのがベターです。
私は通常1.5～2ヶ月前ぐらいから動き始めます。
あまり早すぎても旬を逃します。
ここまでは普通ですね。
ポイントは次です。
■ステップ2：参加者全員に共有し、意見を求める
仮案を参加者に共有し、意見を求めます。
目安は1～1.5ヶ月前。
全員が集まる会議でもいいですし、
TeamsやSlackなどの社内チャットでも問題ありません。
意見の回収は、私はアンケートフォームを利用します。
一人ひとりの声が聞きたいのと、集約も楽ですし。
ここでのポイントは「あらゆる意見を歓迎する」と明言することです。
自分たちにはない視点や情報、アイデアが寄せられます。
追加で
「どんな時間になるといいか」
「他に話したいことはないか」
などを聞くこともあります。
■ステップ3：アンケート結果を受け止め、企画を最終化する
アンケートがうまくいくと多様な本音の
意見が寄せられます。
「もっと違う大事な目的があると
思います。それは…」（1への意見）
「私からは組織の現状はこう見えます。
それは…」（2への意見）
「この議題はもう少し長く話したいです。
なぜなら…」（3への意見）
これは素晴らしいことです。
一方で、普通は全員の意見を採用することは
おそらく不可能です。
ではどうするか。
全ての意見を真摯に受け止めつつも、
チームとして改めて目的、優先順位を考え、企画を詰めます。
それでOKです。
■ステップ4：感謝とともに最終的な企画を展開する
最後に、完成した企画を参加者に展開します。
2～3週間前ぐらいでしょうか。
ここで大切なのが、
- どんな声が寄せられたか（多数意見＆少数意見）
- 今回は何を優先したかとその理由
- 全ての意見へのお礼
を企画書に書くことです。アンケートの総括ですね。
本番の冒頭で改めて話すのもオススメです。
このプロセスを踏むことで、
意見が採用されなかった人も基本的には納得します。
（必要であれば事前に個別フォローします）
■この方法の何が良いのか
私は次の5点だと考えています。
- 参加者の関心を事前に踏まえられる
- 企画チームに見えていない視点や情報が回収できる
- 「自分も企画を共創した」という当事者意識が参加者に育まれる
- 事前に企画に目を通すことで、参加者の思考が早くから動き出す
- 多様なボトムアップの意見を歓迎するという組織風土の醸成に繋がる
1・2はいわゆる「根回し」に近く、
もちろん大事なのですが、組織変容としては、
3～5のインパクトが大きいです。
少し手間はかかりますが、
当日のファシリテーターの技量勝負にならない点で
確実性の高い方法です。何かヒントになれば幸いです！
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